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        【檔案知識】如何區分科技檔案和文書檔案

        發布時間:2022-04-08      文章分類:公司新聞      瀏覽量:1545      文章來源:本站

        如何區分科技檔案和文書檔案


        在習慣上,人們一般將“文書檔案”與“科技檔案”并列相稱,文書檔案既是檔案范疇中的一大門類,又具有特指性質和實質的內涵,而科技檔案是一種概念,不具有特指性質,它由反映技術方面的不同種類檔案組合而成。理解其中的差異,有利于各具體單位的檔案工作人員更好地把握單位檔案的實體分類。在編制本單位的檔案分類大綱及編號方案時,文書檔案應與科技檔案中的實際類別排列在同一個層次上,例如:文書檔案、基建檔案、產品檔案 ……

        區分科技檔案與文書檔案是一個單位的檔案整理過程中經常遇到的業務問題。按照國家檔案局制定的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》,科技檔案必須遵循成套性原則,做到齊全、完整、準確、系統,因而準確劃分文件材料的歸屬,成為一個重要的業務規范問題。判斷文件材料的歸屬,準確劃分科技檔案與文書檔案。

        (一)從文件材料的內容方面判斷

        科技檔案與文書檔案的不同主要體現在內容上,因此,要首先分析、研究文件材料的內容。重點掌握以政府或者政府部門“紅頭文件”形式出現的某些文件的歸屬問題。 

        一般情況下,政府或者政府部門以“文號”形式形成的文件,在文件形成部門應歸入文書檔案。而在特殊情況下,某些“紅頭文件”與科技活動有關,則不能將其歸入文書檔案,而應歸入科技檔案。下列情況應作為科技檔案管理。

        1.以文件形式下發的科研課題計劃任務書,作為課題的依據性文件;課題成果申報獲獎批準書,應歸入科技檔案中的科研檔案類,與課題研究過程中形成的其他文件材料一起立卷歸檔。

        2.以文件形式下發的有關基建活動的文件,作為基建項目的依據性文件,應歸入科技檔案中的基建檔案類。這類文件主要有工程項目的立項報告、各級政府的批準文件或有關主管部門的批準文件;有關該項目的基建經費的下撥計劃;環保、消防、衛生、審計、統計等部門關于該項目的審批或者驗收文件等,應該與該項目形成的其他文件材料一起立卷歸檔,而不能劃歸文書檔案。

        3.設備引進的申報及批準文件,歸入科技檔案中的設備檔案類。


        4.與產品開發、研究、申報等有關的批準文件及獲獎文件等,應歸入科技檔案中的產品檔案類。


        (二)根據單位性質具體區分

        1.一般來講,黨政機關產生的主要是文書檔案,科技檔案數量不多。若有形成的,只有少量的基建檔案和設備檔案。若形成的基建檔案數量非常少,則可按照成套性的要求整理后,歸入文書檔案編號及管理;若基建檔案數量較多的,則可以設置“基建檔案”專門類別來管理,某些與基建項目有關的文書材料同時歸入基建檔案。

        2.以科研、生產、建設為主營業務的企事業單位,產生的主要是科技文件材料,因此,本單位的科研、生產、建設和業務管理工作中形成的文件材料,包括上級機關下達及本單位上報的科研、生產、建設的計劃、批復、辦法等以及本單位其他管理性文件,均作為本單位的科技檔案保存。

        對企事業單位來講,技術性機構的文件材料技術性較強,可以側重科技檔案,某些不易區分的文件材料一般可劃為科技檔案。

        3.以商貿、旅游、服務為主營業務的企業,產生的文件材料可以參照機關檔案種類的設置及文件材料的歸類方法,準確劃分文件材料的歸屬。


        (三)劃分科技檔案的種類

        科技檔案是一個總體概念,從不同的角度可以劃分不同的種類,從科技檔案概念外延擴展角度,它又細分為多種實體檔案種類。按其信息內容和載體形式可做如下劃分。

        1.按載體形式分為:原始型科技檔案、傳統型科技檔案、現代型科技檔案。 

        (1)原始型科技檔案。在紙張發明之前存在的,以龜甲、獸皮、石頭、青銅、泥版、竹木、縑帛等為記錄載體材料,其中涉及科技方面的內容,可稱之為原始型科技檔案,但現今可見的微乎其微。 

        (2)傳統型科技檔案。以紙張為記錄載體材料,一般稱之為傳統科技檔案,也稱為紙質科技檔案,這類科技檔案數量龐大,占絕對優勢。

        (3)現代型科技檔案。與傳統型科技檔案比較而言,以感光材料、磁性材料等新型材料為記錄載體材料,這種科技檔案將大幅度增加。

        2.按內容性質分為:科學技術研究檔案、工業生產技術檔案、農業生產技術檔案、基本建設檔案、設備儀器檔案和專門技術檔案。

        在日常的檔案管理中,一般所講的科技檔案是指從檔案的內容性質角度劃分的檔案種類,亦稱之為常見的科技檔案類型,包括:科研檔案、產品檔案、農業科技檔案、基建檔案、設備檔案。

        3.按所屬領域分為:氣象檔案、天文檔案、水文檔案、地質檔案、測繪檔案、地震檔案、環保檔案和醫療檔案等。 

        (1)氣象檔案。是在氣象觀測、氣象預報和氣象業務技術管理活動中形成的科技檔案,主要產生于各級氣象管理和技術部門。 

        氣象檔案主要有氣象記錄檔案、氣象業務技術和服務檔案、氣象業務技術管理檔案等。氣象檔案是我國現有科技檔案中,規范化程度較高的檔案種類,不僅完整性、準確性程度較高,而且各種文件材料的用紙、規格、式樣和內容標準化的程度也高。 

        (2)天文檔案。是指在天文觀測、研究活動中形成的科技檔案,主要產生于各級天文臺、觀測站。 

        天文檔案包括3種成分,一是天文觀測活動中形成的各種原始記錄、圖表和照片;二是根據原始記錄綜合分析整理的各種報表和預測;三是觀測規范和儀器設備的常數記載材料。 

        (3)水文檔案。是指在水文觀測、預報活動中形成的檔案,主要產生于江河湖海泊、海洋水文觀測站等。

        水文檔案包括水文觀測、水情預報、水文計算、水質分析等種類,其主要成分包括觀測記錄、水文采樣記錄及分析原始材料、水文報表、水文圖樣等。 

        (4)地質檔案。是指在地質工作活動中形成的檔案,主要是相關的地質部分在地質調查、地質勘探等活動中形成的記錄和成果。

        由于涉及地質專業工作的科技活動很多,因此地質檔案內容相對復雜,按其專業性質劃分,包括地質調查和普查、礦產地質、工程地質、水文地質等檔案種類。地質檔案主要包括各種有關文件材料的底圖、底稿、原圖、記錄本原始材料,以及中間成果和最終成果材料等。

        (5)測繪檔案。是指在大地測量和地圖繪制活動中形成的檔案。測繪檔案也比較復雜,按不同使用性質劃分,可分為基本測繪、專業測繪、特種測繪等檔案種類。測繪檔案內容主要包括各種照片、原始記錄、地圖、地形圖、線路圖、成果表、計算書、技術總結等。在航拍測繪中還形成攝影底片、鑒定表、索引圖。 

        (6)地震檔案。是指在地震監測、地震分析研究和地震預報活動中形成的檔案。主要產生于地震部門。地震檔案包括地震監測和地震分析預報等兩種檔案,其主要成分有地震地質、基礎探測、地殼形變、前兆、裂變、監視預報等記錄、圖表、計算材料及文字報告等。 

        (7)環保檔案。環境保護檔案的簡稱,是指在環境管理、環境監測活動中形成的檔案,主要產生于環境保護專業部門和工礦企業。環保檔案包括環境管理、環境監測等檔案種類,主要內容有各種管理性文件材料、環境污染調查材料、化驗分析材料、治理污染材料、環境監測材料和環境評價材料等。 

        (8)醫療衛生檔案。是指在各種疫病預防、治療、護理和衛生監督活動中形成的檔案,其內容包括各種病案、臨床經驗總結、護理技術總結、流行病的調查與防治以及衛生監督活動中形成的各種原始記錄、照片、報告等。


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